李洪岩，高级职业经理人，曾经在英资、德资、国企、民企等公司任职，一直从事行政人事方面的工作，从基层奋斗至今，先后出版《行政人事6+6全解析》和《人力资源经理解读求职跳槽那些事》两本专业书籍，在本职岗位也算取得一些成就。

兴趣广泛，尤为喜欢户外运动及文学写作。曾经在珠海电台发表《爱与责任》、《为了爱》等多部散文；98年在央视播放的赈灾歌曲《有爱就有家》，歌词也是出自其手。

行政六大模块 —— 第二章 文控文秘 【文控文秘的重要性 2.1】

文控文秘是指行政人事中涉及到文件管理及办公秘书等工作一个职能模块。在公司中职务统称为“文员”，实际工作琐碎繁杂，要求从业者要细心谨慎，同时也是很多入行者的第一步。

第二章 文控文秘

从本章开始详细介绍行政六大模块的具体内容，由于行政事务都是些务实的工作，能够完全涵盖所有模块的企业并不多，但为了能够让从业者全面了解，还是从常规的角度，将每项工作划分开，逐一展开分析。一般情况下大型企业的行政六大模块，划分为“文控文秘、组织活动、厨房饭堂、安全消防、后勤杂务及网络管理”。

文控文秘是指行政人事中涉及到文件管理及办公秘书等工作一个职能模块，实际就是处理公司日常行政及办公事务的文职工作。职位一般定义为“文员”，岗位有前台、秘书、办公文员等。

一、文控文秘的重要性

很多入行者都是从“文员”起步，刚进入行政人事部时都是干些琐碎杂事，看起来毫无技术含量，没有什么发展前途，比如，前台文员，每天就是接听电话，分发文件等，重复、枯燥、无聊是很多从业者对这个岗位的印象。但事实上文控文秘是每个公司不可或缺的岗位，同时也是公司内部相互沟通的一个重要桥梁，有着不可取代的重要性。

这点从以下几个方面可以看得出来。

1、代表公司形象

前台文员代表着公司的形象这点毋庸置疑，每个公司都强调抓前台的礼仪培训，从《电话接听礼仪》、到《前台行为准则》再到《商务礼仪培训》，可以说针对前台的培训花样繁多，持续不断。为什么一个小小的文员岗位，公司领导如此重视呢？就是因为前台这个岗位是客户认识这个公司第一步，公司的广告做的如何响亮、公司的品牌如何强大，都是比较死板的，而客户真正的认识这个公司是通过与人的交往开始的，那么客户无论是通过电话、还是实地拜访第一眼见到的就是前台，这个第一印象就至关重要。一个热情大方、有礼有节的前台文员会让公司的形象大大提升，进而间接的促进企业的业务发展。

如果说前台文员所起得作用还比较“花瓶”的话，那么秘书或者办公文员代表公司的形象就更加直接了，因为这些岗位可能会和客户有更深层次的接触，比如说，客户的接待、业务会议、嘉宾访问等。他们所展示出来的是一个立体全面的形象，包括，仪容装束、语言表情、行为动作等，任何一方面的疏忽或不当可能都会给公司形象带来负面的影响。

案例5：

2、带动企业氛围

因为文控文秘的工作性质经常穿梭于公司各个部门之间，有时需要和不同部门的员工打交道，这样他的言行举止会对周围的人产生直接或间接的影响。试想一个低头丧气，愁眉苦脸的行政文员和您有工作来往时，会不会影响到您的心情呢；如果再有些火气，恶言相对，您会不会更加生气呢？

一个公司就是一个大家庭，家庭讲究的是“家和万事兴”，公司内部同样需要一个和睦的气氛，如果行政人事部门的文员在成员之间传递一种乐观、积极、友爱的心态，那么对于整个公司的氛围也会有良性的影响。心理学上有一条叫“笑容传递法则”，当A对B微笑时，这种快乐会传递给B接触到人，可能个人的微笑会形成一个团队的微笑。

如果把企业比作一台庞大的机器，那么行政人事的成员就是这台机器的润滑剂，当成员的积极高效流转着，一定带动企业的氛围更加和谐融洽。

3、信息交换及采集中枢

文控文秘要干的活可谓是名目繁多，但核心工作就是公司信息的交换和采集，起到一个信息收集、整理、分享和存档的作用。

首先是收集，文控文秘作为一个公司对外的窗口，会第一时间收集到一些数据或信息，比如说，水电费、报刊订阅、票务信息、采购资源等，甚至连预定快餐盒饭都了如指掌。这就是它的岗位特点赋予的。

其次是整理，当各类繁杂信息纷至沓来时，作为文员进一步的工作是将这些信息归类整理，以便上报或查询。只有整理后的信息，使用价值才能充分体现。

再次是分享，实用信息汇总整理完毕后，得到使用才能最终实现它的价值。当公司报表需要您的数据、当业务谈判需要您的资讯时，您的工作重要性自然体现出来了。

最后是存档，无论是一般资料、报价信息、技术说明甚至合同协议等文档资料，一般都交由行政人事部存档。此时的文员充当就是“公司档案库”管理员角色，不仅工作需要细致入微，更需要恪守职业道德，保守公司商业机密。

4、辅助运营及执行

虽然文控文秘所做的工作不一定直接参与到公司的生产或销售中，但它所提供的资讯和信息对公司的运营非常重要。

这点从一笔业务完成的流程上就可以很清楚的反映出来。比如一个电力设备公司销售了一套配电柜，初略业务流程及辅助工作示意图如下：

由此可见，文控文秘工作伴随着整个业务流程，任何一个环节出了问题，都可能影响这笔交易，充分体现了文控文秘辅助公司运营的特点。

另外由于文控文秘的岗位较低，处于管理层末段，属于执行层面，是真正干活的人，所以具体事务的推进，还是要靠这些人完成糖心vlog现在时间。文员第一手的工作质量可能就决定着整项任务的工作质量，比如说，办公用品的分发和盘点，行政人事负责人不可能时时监督，文员每月对办公用品的管控直接影响到公司的年度办公费用。

通过以上几点分析，相信很多人对普通的文员岗位有了新的认识，明确文控文秘的重要性，重要的是让从业者意识到简单的工作也有它存在的价值，也必须要努力做好，只要从小事着手，人生才能成就大事。

案例6：

【未完待续】

【往期回顾】

行政人事入门及提升 1.5

行政人事负责人基本素质 1.4

行政人事的分类及架构 1.3

本文原创作者：李洪岩（微信/QQ：36274081）

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